Die Kalkulation für Ihre AZAV-Maßnahme liegt 18 Prozent über dem B-DKS, dem Bundesdurchschnittskostensatz.
Bedeutet der 25-Prozent-Korridor, dass die fachkundige Stelle diese Kosten einfach akzeptieren kann?
Die kurze Antwort lautet: Nein.
Die Bundesagentur für Arbeit muss bei 18 Prozent zwar nicht beteiligt werden. Trotzdem braucht die Überschreitung einen fachlich tragfähigen Grund.
🎙️ Den vollständigen Podcast dazu finden Sie in der aktuellen Episode von „QM mit Sinn und Verstand".
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Genau darum geht es in der ersten Folge meiner neuen Podcastreihe „AZAV kurz geklärt“. In diesem Format greife ich einzelne Fragen auf, die im Alltag von Bildungsträgern und QMBs immer wieder auftauchen. Kurz, verständlich und so, dass Sie anschließend wissen, worauf Sie in Ihren eigenen Unterlagen achten sollten.
🎧Hören wollen? Hier lang!
Was ist der B-DKS, der Bundesdurchschnittskostensatz in der AZAV überhaupt?
B-DKS steht für Bundes-Durchschnittskostensatz. Die Bundesagentur für Arbeit ermittelt und veröffentlicht diese Sätze alle zwei Jahre. Grundlage sind die Kostensätze der Maßnahmen, die fachkundige Stellen in den beiden vorangegangenen Kalenderjahren zugelassen und gemeldet haben.
Vereinfacht gesagt: Die Bundesagentur schaut sich an, zu welchen Kosten vergleichbare Maßnahmen zugelassen wurden, und bildet daraus einen bundesweiten Orientierungswert.
Dieser Wert hilft der fachkundigen Stelle bei der Prüfung, ob die Kosten einer neuen Maßnahme angemessen sind. Der B-DKS ist keine starre Preisobergrenze. Eine Maßnahme darf teurer sein.
Seit dem 1. Juli 2026 gelten neue B-DKS auf Grundlage der Zulassungen aus den Jahren 2024 und 2025. Auch für Bildungsziele, für die früher sogenannte Schwellenwerte verwendet wurden, gilt nun der reguläre gestufte Zulassungsprozess.
Meine Praxiseinschätzung: Die B-DKS sind häufig eher knapp bemessen. Deshalb lohnt es sich, bei der Kalkulation genau hinzuschauen. Welche Kosten gehören tatsächlich zur Maßnahme? Haben Sie Personalkosten, Vor- und Nachbereitungszeiten, Räume, Technik, Materialien und andere notwendige Aufwendungen vollständig und sachgerecht berücksichtigt?
Es geht nicht darum, eine Kalkulation künstlich aufzublähen. Es geht darum, eine Maßnahme nicht schönzurechnen, nur damit sie unter dem B-DKS bleibt.
Erst die Kalkulation für Ihre AZAV-Maßnahme erstellen, dann die Überschreitung erklären
Zwei Prüfschritte dürfen nicht durcheinandergeraten.
Im ersten Schritt kalkulieren Sie Ihre Maßnahme vollständig, sachgerecht, wirtschaftlich und sparsam. Das Ergebnis kann unterhalb des B-DKS liegen. Es kann genau auf dem B-DKS liegen. Und es kann darüber liegen.
Liegt es darüber, beginnt der zweite Schritt. Dann reicht die Aussage „Unsere Kosten sind nun einmal so hoch“ nicht aus. Auch steigende Mieten, höhere Honorare oder allgemein gestiegene Preise erklären die Überschreitung nicht automatisch.
Sie müssen zeigen, welche notwendigen besonderen Aufwendungen die Überschreitung verursachen. Besonders bedeutet dabei nicht einfach nur teuer. Die Aufwendung muss für die konkrete Maßnahme notwendig sein.
Entscheidend ist die Verbindung zur Maßnahme:
- Was brauchen diese Teilnehmenden?
- Was verlangt das Maßnahmeziel?
- Welche Inhalte oder Methoden machen den Aufwand notwendig?
- Warum reicht keine weniger kostenintensive und gleich wirksame Lösung aus?
Genau an dieser Stelle zeigt sich, warum die AZAV keine reine QM-Aufgabe ist. Kalkulation, Pädagogik und Arbeitsmarktlogik müssen zusammenpassen.
Was bedeutet die 25-Prozent-Grenze bei Maßnahmenkalkulationen AZAV tatsächlich?
Kommen wir zurück zu den 18 Prozent aus dem Beispiel.
Bis einschließlich 25 Prozent prüft die fachkundige Stelle die besonderen Aufwendungen und entscheidet selbst über die Maßnahmezulassung. Die Bundesagentur für Arbeit wird nicht zusätzlich beteiligt.
Genau 25 Prozent gehören noch zu diesem Entscheidungskorridor.
Erst wenn der B-DKS um mehr als 25 Prozent überschritten wird, braucht die fachkundige Stelle zusätzlich die Kostenzustimmung der Bundesagentur. Die fachkundige Stelle holt diese Zustimmung ein. Der Träger schickt also nicht selbst einen Zustimmungsantrag an die Bundesagentur.
Die Maßnahmezulassung selbst bleibt auch dann Aufgabe der fachkundigen Stelle. Die Bundesagentur entscheidet über die Kostenzustimmung, nicht über die gesamte Zulassung.
Ergebnis der Kalkulation | Verfahrensweg |
B-DKS wird nicht überschritten | Die fachkundige Stelle prüft und entscheidet. |
B-DKS wird um bis zu 25 Prozent überschritten | Die fachkundige Stelle prüft die notwendigen besonderen Aufwendungen und entscheidet ohne Beteiligung der Bundesagentur. |
B-DKS wird um mehr als 25 Prozent überschritten | Die fachkundige Stelle prüft und holt zusätzlich die Kostenzustimmung der Bundesagentur ein. |
Der entscheidende Satz lautet: Die 25-Prozent-Grenze verändert den Verfahrensweg. Sie schafft keinen freien Kostenaufschlag.
Welche besonderen Aufwendungen können für AZAV-Maßnahmen können berücksichtigt werden?
§ 3 Absatz 4 AZAV nennt insbesondere:
- einen notwendigen überdurchschnittlichen Einsatz von Personal,
- eine besondere räumliche Ausstattung,
- eine besondere technische Ausstattung,
- eine besondere inhaltliche Ausgestaltung,
- eine barrierefreie Ausgestaltung,
- eine begründet geringere Gruppengröße.
Diese Liste ist keine automatische Anerkennung.
Eine kleinere Gruppe ist nicht schon deshalb eine besondere Aufwendung, weil Sie lieber mit acht statt mit zwölf Teilnehmenden arbeiten. Sie müssen erklären, warum die geringere Gruppengröße für die Zielgruppe, das Maßnahmeziel oder die Durchführung notwendig ist.
Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Ihre Zielgruppe eine intensivere Betreuung braucht. Auch eine besondere technische oder räumliche Ausstattung kann notwendig sein. Entscheidend ist immer der konkrete Zusammenhang mit der Maßnahme.
Der Praxistipp: Benennen, begründen, belegen - dann klappt es auch mit der Zulassung Ihrer AZAV-Maßnahme
Eine korrekte Kalkulation zeigt, wie hoch Ihre Kosten sind. Sie erklärt noch nicht, warum die Mehrkosten für genau diese Maßnahme notwendig sind.
Deshalb hilft ein einfacher Dreischritt.
Benennen
Welche konkrete Kostenposition verursacht die Überschreitung?
Geht es um besonders qualifiziertes Personal, eine technische Ausstattung, zusätzliche Betreuungszeiten oder eine kleinere Gruppe? Wenn mehrere Positionen zur Überschreitung beitragen, betrachten Sie jede einzeln.
Begründen
Warum ist diese Aufwendung für die Zielgruppe, das Maßnahmeziel, die Inhalte oder die Durchführung notwendig? Warum reicht keine günstigere, gleich wirksame Lösung aus?
Bei länger oder mehrfach nutzbarer Technik gehört außerdem die Frage dazu: Welcher Kostenanteil entfällt tatsächlich auf diese Maßnahme?
Belegen
Welche Unterlage weist die Kostenhöhe nachvollziehbar nach?
Das kann je nach Kostenart ein Vertrag, ein Angebot, eine Rechnung, ein Kostenvoranschlag, ein Qualifikationsnachweis oder eine Vergleichskalkulation sein.
Aber Vorsicht: Ein Beleg beantwortet nur die Frage, ob und in welcher Höhe Kosten entstehen. Er beantwortet nicht automatisch, warum diese Kosten für die Maßnahme notwendig sind.
Bild
Erzählen Ihre Unterlagen im AZAV-Maßnahmen-Konzept die selbe Geschichte?
Legen Sie Kalkulation, Maßnahmekonzept und Nachweise nebeneinander.
Wenn im Konzept eine intensive Einzelbegleitung vorgesehen ist, muss sie in der Kalkulation auftauchen. Wenn die Kalkulation besondere Technik enthält, sollte im Konzept erkennbar sein, wofür diese Technik gebraucht wird. Und wenn Sie höhere Personalkosten mit einer besonderen Qualifikation begründen, muss auch diese Verbindung nachvollziehbar sein.
Mit diesem Raster können Sie jede Mehrkostenposition prüfen:
Prüfpunkt | Was aus Ihren Unterlagen hervorgehen sollte: |
Ausgangswert | Ausgangswert | geltender B-DKS und kalkulierter Maßnahmekostensatz |
Abweichung | Überschreitung in EUR und Prozent |
Mehrkostenpositionen | konkrete Aufwendung, die die Überschreitung verursacht |
Maßnahmebezug | Verbindung zu Zielgruppe, Inhalt oder Durchführung |
Notwendigkeit | Grund, warum keine wirksame, günstigere Lösung ausreicht |
Wirtschaftlichkeit | sachgerechte Zuordnung und Verteilung der Kosten |
Nachweis | passendes Vertrags-, Angebots-, Rechnungs- Vergleichs- oder Konzeptunterlage |
Das ist für mich der eigentliche Praxistest: nicht möglichst viele Unterlagen, sondern eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Konzept, Kosten und Nachweisen.
Fazit: In der AZAV-Maßnahmenkalkulation immer zuerst vollständig rechnen, nicht passend
Der B-DKS ist ein Orientierungswert und keine starre Preisobergrenze. Kalkulieren Sie Ihre Maßnahme deshalb vollständig und sachgerecht.
Liegt das Ergebnis über dem B-DKS, prüfen Sie die Kostenpositionen, die die Überschreitung verursachen: benennen, begründen, belegen. Danach folgt der Gegencheck zwischen Kalkulation, Maßnahmekonzept und Nachweisen.
Und behalten Sie die Verfahrensgrenze im Blick: Bis einschließlich 25 Prozent entscheidet die fachkundige Stelle ohne Beteiligung der Bundesagentur. Bei mehr als 25 Prozent holt sie zusätzlich die Kostenzustimmung ein.
🎧 In Folge #1AZAV von „QM mit Sinn und Verstand“ ordne ich diesen Zusammenhang noch einmal kompakt ein. Sie hören dort auch, warum Kalkulation, Pädagogik und Arbeitsmarktlogik bei einer Maßnahmenzulassung zusammengehören.
Wenn Sie an einer konkreten Maßnahmenkalkulation sitzen und bei einzelnen Positionen festhängen, ist dafür meine AZAV-Maßnahmensprechstunde gedacht. Dort sortieren wir Ihre Fragen zu Kalkulation, Konzept und Einreichung, ohne daraus gleich ein großes Beratungsprojekt zu machen.
Weiterführende Links
Offizielle Grundlagen:
- Bundesagentur für Arbeit: Akkreditierung, Zulassung und aktuelle B-DKS
- § 179 SGB III: Maßnahmezulassung
- § 3 AZAV: Maßnahmezulassung
- Bundesagentur für Arbeit: Fachliche Weisung zur Kostenzustimmung
- https://www.arbeitsagentur.de/datei/ausfuellhinweise-kostenvorlagebogen_ba056314.pdf
Mehr Podcasts zur AZAV bei MQ:
- AZAV, Grundlagen und Übersicht für Bildungsträger
- AZAV-Zulassung: Was Sie wirklich wissen müssen
- AZAV-Zulassung, der Realitätscheck
Angebote rund um die AZAV:
- AZAV - Grundlagen und Bestandsaufnahme | MQ - kommt bald, jetzt schon Warteliste
- Beratungangebote rund um die AZAV
❓Häufige Fragen zur Überschreitung des BKDS in AZAV-Maßnahmen
Frage: Ist der B-DKS eine verbindliche Kostenobergrenze?
Nein. Der B-DKS ist ein Orientierungswert im Zulassungsverfahren. Eine Überschreitung ist möglich, wenn die Kosten sachgerecht ermittelt wurden und notwendige besondere Aufwendungen die Überschreitung verursachen.
Frage: Muss eine Überschreitung unter 25 Prozent begründet werden?
Ja. Bis einschließlich 25 Prozent entfällt lediglich die zusätzliche Beteiligung der Bundesagentur. Die fachkundige Stelle muss trotzdem prüfen, ob notwendige besondere Aufwendungen die Überschreitung erklären.
Frage: Wer holt bei mehr als 25 Prozent die Kostenzustimmung ein?
Die fachkundige Stelle holt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ein. Der Träger reicht die notwendigen Informationen und Nachweise bei der fachkundigen Stelle ein. Die Maßnahmezulassung erteilt weiterhin die fachkundige Stelle.
Frage: Welche Kosten können besondere Aufwendungen sein?
Die AZAV nennt insbesondere überdurchschnittlichen Personaleinsatz sowie besondere räumliche, technische oder inhaltliche Anforderungen. Auch Barrierefreiheit und eine begründet geringere Gruppengröße können berücksichtigt werden. Ob eine konkrete Aufwendung anerkannt wird, ist eine Einzelfallentscheidung.
Frage: Reicht ein Angebot oder eine Rechnung als Begründung aus?
Nein. Ein Angebot oder eine Rechnung kann Art und Höhe einer Aufwendung belegen. Zusätzlich müssen Sie erklären, warum diese Aufwendung für die konkrete Maßnahme notwendig ist und wie sie mit Zielgruppe, Ziel, Inhalt oder Durchführung zusammenhängt.
Frage: Braucht eine Überschreitung von genau 25 Prozent die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit?
Nein. Bei einer Überschreitung von genau 25 Prozent entscheidet die fachkundige Stelle ohne zusätzliche Kostenzustimmung der Bundesagentur. Erst bei mehr als 25 Prozent holt die fachkundige Stelle diese Zustimmung ein.
Frage: Reicht eine rechnerisch korrekte Maßnahmenkalkulation für die Zulassung aus?
Nein. Die Kalkulation muss vollständig, nachvollziehbar und sachgerecht sein. Bei einer B-DKS-Überschreitung müssen außerdem die notwendigen besonderen Aufwendungen erkennbar sein, die den höheren Kostensatz verursachen.
Frage: Sind allgemeine Preissteigerungen bereits eine ausreichende Begründung?
Nein. Allgemeine Preissteigerungen können den wirtschaftlichen Hintergrund erklären, ersetzen aber nicht die maßnahmenbezogene Begründung. Entscheidend ist, welche konkrete Aufwendung für diese Maßnahme notwendig ist und warum sie die Überschreitung verursacht.
Frage: Was ist zu tun, wenn sich die Kosten nach der Zulassung verändern?
Prüfen Sie frühzeitig mit Ihrer fachkundigen Stelle, ob eine Änderungszulassung erforderlich ist. Ändert sich dadurch auch das Verhältnis zum B-DKS, muss die Überschreitung mit den aktuellen Kosten erneut nachvollziehbar bewertet werden.
Frage: Muss jede einzelne Kostenposition als besondere Aufwendung begründet werden?
Nein. Besonders zu begründen und zu belegen sind die notwendigen Aufwendungen, die für die Überschreitung ursächlich sind. Die gesamte Kalkulation muss trotzdem vollständig, plausibel und sachgerecht bleiben.
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